Come scegliere e organizzare una fiera in Cina

Come potrai immaginare, in Cina ci sono ogni anno migliaia di fiere di ogni tipologia, dimensione e settore merceologico. Il sito web EventsEye (www.eventseye.com), che contiene il database di tutte le principali fiere nel mondo, per la Cina ne riporta 543 da novembre 2020 a novembre 2021.

Partecipare a una fiera in Cina è il modo migliore per incontrare i potenziali clienti e per convincerli del tuo impegno sul mercato locale, visto il tempo e le risorse che hai dedicato alla fiera. In fiera puoi stabilire un contatto personale con gli acquirenti, cosa che i cinesi apprezzano molto, e puoi fornire loro l’opportunità di toccare con mano i tuoi prodotti, di porti delle domande e, cosa molto importante, di fornirti un feedback diretto.

Ovviamente la prima importante decisione che devi prendere è a quale fiera partecipare. Le fiere in Cina possono dividersi in due grandi categorie: quelle che sono rivolte principalmente al mercato internazionale, e che sono per di più usate dalle aziende cinesi per trovare compratori all’estero, e quelle rivolte al mercato interno. Nel settore automotive per esempio l’Automechanika Shanghai, che si svolge a dicembre, è una fiera internazionale, mentre l’Auto Maintenance & Repair (AMR) di Pechino, che si svolge a marzo, è rivolta al mercato cinese.

Per decidere a quali fiere partecipare, dopo avere individuato le fiere di tuo interesse, cerca di capire se fanno per te rivolgendoti a istituzioni come l’ICE o la Camera di Commercio Italiana in Cina (www.cameraitacina.com), a società di consulenza specializzate sulle fiere in Cina o a altre aziende che conosci che hanno già partecipato. E soprattutto, prima di partecipare come espositore, programma una visita di persona se ti è possibile.

Non andare alla fiera prima di avere definito in modo preciso quali obiettivi vuoi ottenere con la partecipazione, e come misurare il loro raggiungimento. Sarà importante che questo lavoro tu lo condivida con le persone che saranno presenti in fiera, in modo da fornire loro indicazioni chiare per incontrare le persone giuste e interagire con loro nel modo corretto. Troppe volte ho visto aziende che semplicemente allestivano uno stand e poi…quello che arriva arriva.
• Metti in atto una campagna promozionale, informando i clienti che già conosci ma soprattutto attirando al tuo stand i prospects di tuo interesse. A questo riguardo ti consiglio di rivolgerti alle associazioni di categoria per il tuo tipo di business in Cina, per farti dare degli indirizzari di possibili contatti. Per trovare le associazioni e interagire con loro dovrai probabilmente dovrai rivolgerti a consulenti locali che hanno i contatti giusti.
• Prima della fiera prepara del materiale informativo in cinese sulla tua azienda e i tuoi prodotti, e dei biglietti da visita in inglese e cinese (sui due lati) per il personale che parteciperà. Ricordati che se distribuisci materiale in inglese la maggior parte dei tuoi interlocutori non sarà in grado di leggerlo.
• Per quanto riguarda il personale, non mandare alla fiera l’area manager junior accompagnato da una traduttrice, ma fai in modo che partecipino persone che ricoprono posizioni di vertice in azienda. Anche da questo i tuoi interlocutori valuteranno il tuo commitment per la Cina, e inoltre avrai la possibilità di fare fronte direttamente in fiera a situazioni che richiedono decisioni immediate. Avere più persone che partecipano ti consentirà anche di trarre vantaggio delle tante opportunità che offre la fiera al di fuori del tuo stand. Visita gli stand dei concorrenti in modo sistematico, e partecipa agli eventi e alle conferenze più interessanti che si svolgono sempre durante le ore di fiera. A me è capitato molte volte di fare gli incontri interessanti proprio in queste occasioni.
• Infine, prepara prima della fiera il materiale che invierai per il follow up ai contatti più interessanti, cosicchè potrai darvi corso velocemente e dimostrare anche in questo l’efficienza tua e della tua azienda.

Anche nel caso in cui la tua azienda sia già presente in Cina, le fiere rimangono una attività di marketing irrinunciabile. Come accadeva da noi non troppi anni fa, il fatto che un’azienda non partecipi a una fiera importante del suo settore viene visto da clienti e concorrenti come un segnale che qualcosa non va, e in un mercato dove il passaparola la fa da padrone questo può essere strumentalizzato dai concorrenti.

Non preoccuparti poi se la fiera ti sembra una perdita di tempo. È successo tante volte anche a me di essere presente sullo stand di una azienda italiana organizzato insieme al suo partner cinese, socio o distributore, e avere la sensazione che la fiera fosse “morta”. In realtà l’azione si svolge spesso in modi che non riesci a cogliere, o in luoghi dove tu non sei presente. In particolare, il luogo preferito dai cinesi per le discussioni più importanti e finalizzare le trattative è al ristorante la sera.